‘Social Distancing-Friendly’ ประสบการณ์ไมซ์ แบบปลอดภัย
การจัดงานไมซ์ที่เอื้อต่อการเว้นระยะห่างทางสังคม หลังโควิด-19 เพื่อความปลอดภัยด้านสุขภาพที่เป็นประโยชน์สำหรับทุกคน
เมื่อสถานการณ์โควิด-19 เริ่มคลี่คลาย มาตรการผ่อนปรนจากภาครัฐที่ช่วยให้หลายธุรกิจกลับมาดำเนินงานอีกครั้ง ส่งสัญญาณให้อุตสาหกรรมไมซ์กลับมาอีกรอบ การจัดงานไมซ์ที่เอื้อต่อการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing-Friendly) เป็นกลยุทธ์สำคัญหลังโควิด-19 ที่ช่วยยกระดับเส้นทางประสบการณ์ (Customer Journey) ในงานไมซ์ให้
'ปลอดภัย' และสร้าง
'ความเชื่อมั่น' มากที่สุด
ผู้จัดงานไมซ์ควรชี้แจงวิธีการเดินทางให้กับผู้เข้าร่วม เช่น มีการเว้นระยะห่างทางกายภาพ ควรทำความสะอาดภายในรถรับส่งอย่างสม่ำเสมอ มีมาตรการคัดกรองอุณหภูมิร่างกายของผู้โดยสารก่อนขึ้นรถ และจัดเตรียมเจลแอลกอฮอล์ในรถให้พร้อมใช้ ร้านอาหารที่ให้บริการควรให้บริการอาหารแบบชุดเดี่ยวเว้นระยะห่างในร้านอาหารไม่ต่ำกว่า 2 เมตร เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับผู้เข้าร่วมงาน
Social Distancing: รักษาระยะห่างให้ผู้เข้าร่วมจุดลงทะเบียนเข้างานควรมีระยะห่างระหว่างผู้ร่วมงานไม่ต่ำกว่า 2 เมตร ควรกระจายจุดลงทะเบียนให้เพียงพอกับจำนวนผู้ร่วมงานเพื่อลดความแออัดห้องประชุม หรือพื้นที่จัดนิทรรศการต้องมีอากาศถ่ายเทสะดวก ผังที่นั่งในการประชุมควรมีระยะห่างไม่ต่ำกว่า 2 เมตร และควรจัดลำดับการเข้าสู่ที่นั่งของผู้เข้าร่วมเพื่อรักษาระยะห่างและลดความแออัด ในงานควรมีป้ายเตือนให้รักษาระยะห่างตั้งแต่จุดลงทะเบียน ทางเดิน และห้องประชุมควรจัดแผนผังที่นั่งรับประทานอาหารให้มีระยะห่างไม่ต่ำกว่า 2 เมตร โดยเสิร์ฟอาหารแยกเป็นชุดเดี่ยวสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน
Swag bag รูปแบบใหม่ ความปลอดภัยแบบพกพาผู้จัดงานไมซ์สามารถร่วมมือกับธุรกิจต่าง ๆ ที่สนใจเป็นผู้สนับสนุน (Sponsor) อุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล (Personal Protective Equipment, PPE) ให้กับผู้เข้าร่วมงานได้ เช่น หน้ากากอนามัย หน้ากากป้องกันใบหน้า (Face Shield) และเจลแอลกอฮอล์ความเข้มข้น 70% โดยสามารถบรรจุลงใน Swag Bag หรือถุงผ้าแบบพกพาที่แจกในงานไมซ์ ความร่วมมือนี้จะกลายเป็นช่องทางใหม่ในการสื่อสารและสร้างการจดจำของแบรนด์ และยังสร้างความมั่นใจให้กับผู้เข้าร่วมงานได้อีกด้วย
ตารางเวลาที่ยืดหยุ่นได้การยืดหยุ่นเรื่องตารางเวลาเพื่อตอบโจทย์พฤติกรรมใหม่ ๆ ที่จะเกิดขึ้น เช่น มีเวลาว่างระหว่างการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้ล้างมือ และลดความแออัดในการทำธุระส่วนตัว งานนิทรรศการและจัดแสดงสินค้าจำเป็นต้องจำกัดผู้เข้าชมในแต่ละส่วน ผู้จัดงานควรใช้เทคโนโลยีการจองคิวล่วงหน้า เพื่อจองรอบเข้าชมนิทรรศการในแต่ละส่วน ช่วยเว้นระยะห่างทางกายภาพทั้งระหว่างรอคิวและขณะเข้าชม รวมทั้งสามารถออกแบบลูกเล่นใหม่ ๆ เช่น การใช้เทคโนโลยี Augmented Reality หรือ Virtual Exhibition เพื่อสร้างประสบการณ์สนุก ๆ ให้ผู้เข้าร่วมระหว่างรอคิวเข้าชมนิทรรศการ
ระบบคัดกรองผู้เข้าร่วมที่มีมาตรฐานต้องมีการคัดกรองผู้เข้าร่วมที่มีความเสี่ยงติดเชื้อตั้งแต่ก่อนเข้างานอย่างรัดกุม ผู้จัดงานควรมีมาตรการดูแลผู้ป่วย หรือผู้มีความเสี่ยง ควรร่วมมือกับโรงพยาบาลที่อยู่ใกล้เคียงเพื่อดูแลและเคลื่อนย้ายผู้ป่วยในกรณีฉุกเฉิน โดยตลอดกระบวนการคัดกรองจะต้องสื่อสารกับผู้ที่มีอาการป่วยเหล่านี้อย่างเห็นอกเห็นใจ (Empathic Communication) รวมถึงเตรียมระบบการเข้าร่วมงานแบบออนไลน์ไว้รองรับเพื่อรักษาความสัมพันธ์ของลูกค้าให้ดีที่สุด
สื่อสารกับผู้เข้าร่วมอย่างใกล้ชิดผู้จัดงานไมซ์ควรสื่อสารกับผู้เข้าร่วมตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน เพื่อชี้แจงแนวปฏิบัติอย่างละเอียดและรัดกุม โดยสามารถสร้างสื่อวีดีโอที่เข้าถึงง่ายเพื่ออธิบายมาตรการต่าง ๆ ควรมีระบบคัดกรองตนเองแบบออนไลน์ให้ผู้เข้าร่วมกรอกตั้งแต่ขั้นตอนการจอง ภายในงานควรออกแบบทัศนวิสัย (Visibility) เช่น ป้ายเตือน หรือสัญลักษณ์กำหนดระยะห่างให้เข้าใจง่าย ครอบคลุมทุกจุดมองเห็นของผู้เข้าร่วม โดยจะต้องสื่อสารด้วยถ้อยคำที่เป็นมิตร ไม่ควบคุมหรือบังคับจนเกินไป
การเว้นระยะห่างทางสังคมจะไม่ใช่อุปสรรคอีกต่อไป หากทุกฝ่ายพร้อมเปลี่ยนแปลง พฤติกรรมเพื่อความปลอดภัยของทุกคน การสร้างประสบการณ์รูปแบบใหม่ คือ ภารกิจที่อุตสาหกรรมไมซ์ต้องร่วมมือกันทั้งศูนย์ประชุม โรงแรม ผู้จัดงาน รวมทั้งผู้สร้างสรรค์เนื้อหางาน เพื่อนำเสนอประสบการณ์ที่ดีที่สุดในทุกจุดสัมผัสบริการ (Touch Point) ให้กับผู้เข้าร่วมบนพื้นฐานความปลอดภัยด้านสุขภาพที่เป็นประโยชน์สำหรับทุกคน
ขอบคุณข้อมูลโดย
TCEBขอบคุณรูปภาพโดย
Gerd Altmann จาก Pixabay ,
Fathromi Ramdlon จาก Pixabay
