VIRTUAL EVENT อีเว้นท์เสมือนบนโลกออนไลน์ เพิ่มการเข้าถึงทั่วโลก
Virtual Event คำที่ตอนนี้ทุกคนน่าจะได้ยินกันบ่อยขึ้น เนื่องด้วยสถานการณ์แพร่ระบาดของโควิด-19 ส่งผลกระทบต่อผู้จัดการอีเว้นท์ในวงกว้าง ผู้จัดจึงต้องหาทางออกให้กับธุรกิจของตน Virtual Event จึงเริ่มเป็นที่รู้จักและเป็นทางเลือกหนึ่งของผู้จัดงาน บวกกับในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารทั้งและอินเตอร์เน็ตและอุปกรณ์เคลื่อนที่ ต่างก็ได้รับการพัฒนาให้รองรับการด้านสื่อสารมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบ 4G หรือ 5G อุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นต้น
Virtual Event หรือ ‘อีเว้นท์เสมือน’ เป็นการจำลองสภาพแวดล้อมของงานอีเว้นท์ที่จัดขึ้นจริงแล้วย้ายขึ้นมาอยู่บนโลกออนไลน์ ซึ่งอาจจะเป็นส่วนขยายของอีเว้นท์ที่เกิดขึ้นจริงหรือจัดขึ้นเป็นแบบอีเว้นท์เดี่ยว ๆ ก็ได้ Virtual event ได้ถูกพัฒนามาจากรูปแบบไลฟ์สตรีมที่เรียบง่ายสู่รูปแบบการสร้างสภาพแวดล้อมเสมือนจริงที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ โดย Virtual event เหมาะทั้งการจัดงานขนาดใหญ่ที่มีผู้ร่วมงานจากหลายๆ ประเทศ หรืองานขนาดเล็กที่อาจไม่จำเป็นต้องใช้สถานที่จริงในการจัดงานm
ประโยชน์ของ Virtual Event - เพิ่มการเข้าถึงของผู้เข้าร่วมงาน Virtual Event เป็นระบบโลกออนไลน์ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าชมได้ เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ต เข้าถึงผู้ชมได้ไม่จำกัดทั่วโลก และเปิดโอกาสให้คนเข้าถึงได้มากขึ้น รวมทั้งยังเพิ่มยอด Reach คอนเท้นท์ต่าง ๆ บนออนไลน์
- การสัมผัสประสบการณ์ของงานได้อย่างใกล้ชิด แม้จะเป็นระบบออนไลน์ แต่ด้วยการนำเสนอด้วยภาพ 3 มิติ จึงทำให้เหตุการณ์ สภาพแวดล้อมเหมือนเราไปงานจริง ๆ และยังสามารถทำกิจกรรมได้ไม่ต่างจากการไปเดินงานจริงมากนัก
- ประหยัดค่าใช้จ่ายบางส่วน อย่างเช่นค่าเช่าสถานที่ ไม่ต้องเช่าพื้นที่จำนวนมากเพื่อรองรับจำนวนคน รวมทั้งค่าติดตั้ง ตกแต่ง ก่อสร้างโครงสร้างบูธต่าง ๆ อาจจะต้องเช่าแค่สถานที่เล็กที่มีไว้สำหรับให้มีวิทยากรปรากฏตัวเท่านั้น ทั้งนี้ ยังเป็นการช่วยลดค่าใช้จ่ายและช่วยลดเวลาในเรื่องการเดินทางของผู้เข้าชมงานอีกด้วย
- ไม่มีข้อจำกัดเรื่องระยะเวลาและสถานที่ ด้วยรูปแบบงานเป็นแบบออนไลน์ จึงสามารถกำหนดระยะเวลาได้อิสระ สามารถเปิดให้คนเข้าชมงานได้ตลอดเวลา ยาวนานแค่ไหนก็ได้ เช่น ถ้าจัดงานสถานที่จริง อาจจะจัดได้แค่ 3 – 4 วัน กำหนดเข้าชมงาน เช้าถึงเย็นเท่านั้น แต่ถ้าเป็นบนออนไลน์ จะเปิดให้เข้ามาชมกี่วันก็ได้ เวลาไหนก็ได้
อย่างไรก็ตาม การจัดงานแบบ Virtual ยังมีข้อเสียบางเรื่องที่ต้องนำมาพิจารณา ได้แก่ การขาดการสื่อสารแบบตัวต่อตัวและสิ่งรบกวนที่ดึงความสนใจออกจากงานอีเว้นท์ อย่างไรก็ตามการใช้งาน Virtual Event เพื่อเป็นส่วนขยายของงานที่ถูกจัดขึ้นบนโลกจริง จะช่วยชดเชยข้อเสียเปรียบของแต่ละแบบและทำให้เกิดงานอีเว้นท์ที่เหมาะสมให้แก่ทุกคน
ประเด็นสำคัญต่ออุตสาหกรรมไมซ์ (MICE)- Virtual Event เป็นการจำลองสภาพแวดล้อมของงานอีเว้นท์ที่จัดขึ้นจริง ซึ่งผู้เข้าร่วมงานสามารถมีส่วนร่วมผ่านช่องทางออนไลน์ได้จากทุกแห่งบนโลก และสามารถสัมผัสกับเนื้อหาแบบเดียวกับงานอีเว้นท์ที่จัดขึ้นในโลกแห่งความจริง
- ไลฟ์คอนเทนท์ (Live content) ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเป็นอันดับสอง คือ การพูดบรรยายและการประชุม โดยสัดส่วนการรับชมอยู่ที่ร้อยละ 43 ของไลฟ์คอนเทนท์ทั้งหมด จากข้อมูลของ Livestream ผู้ให้บริการแพลตฟอร์มสำหรับการไลฟ์สตรีม
- Digitell บริษัทผู้ให้บริการด้านการบันทึกการประชุม ได้คำนวณและประเมินค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการจัดงานประชุมที่มีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมจำนวน 300 คนในระยะเวลา 3 วัน สำหรับการประชุมแบบปกติที่ต้องไปร่วมงานด้วยตัวบุคคลจะมีค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น 210,600 เหรียญสหรัฐ แต่ในทางกลับกันการประชุมที่มีเนื้อหาเดียวกันสามารถจัดขึ้นในโลกเสมือนจริงมีค่าใช้จ่ายเพียง 20,000 เหรียญสหรัฐถึง 40,000 เหรียญสหรัฐขึ้นอยู่กับจำนวนกิจกรรมย่อยในงาน จะเห็นได้ว่าประหยัดค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก
- จากข้อมูลของ Techjury เว็บไซต์ที่ให้คำแนะนำทางด้านเทคโนโลยี ได้ชี้ให้เห็นว่าผู้ชมกว่าร้อยละ 67 ที่ได้ดูการไลฟ์สตรีมนั้นมีแนวโน้มที่จะซื้อตั๋วเพื่อไปเข้าร่วมงานที่มีลักษณะหรือเนื้อหาที่คล้ายๆ กันในอนาคต
รูปแบบของ Virtual Event ในลักษณะต่าง ๆ- รูปแบบการไลฟ์สตรีม (Live streaming) หมายถึง การใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ที่สามารถบันทึกและถ่ายทอดออกอากาศพร้อนกันแบบเรียลไทม์ ปัจจุบันการไลฟ์สตรีมมีสัดส่วนเป็นจำนวนมากถึงกว่าสองในสามของปริมาณการใช้อินเทอร์เน็ตทั้งหมดและคาดว่าตัวเลขนี้จะเพิ่มขึ้นถึงร้อยละ 82 ภายในปี 2563 ซึ่งในอุตสาหกรรมไมซ์ก็มีการใช้งานไลฟ์สตรีมด้วยเช่นกัน เนื่องจากเนื้อหาแบบไลฟ์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเป็นอันดับสอง คือ การพูดบรรยาย การประชุม งานคอนเสิร์ตและเทศกาลต่าง ๆ โดยมีสัดส่วนการรับชมอยู่ที่ร้อยละ 43 ของไลฟ์คอนเทนท์ทั้งหมด
- รูปแบบเว็บบินาร์ (Webinar) เป็นคำที่เอาไว้เรียก
‘web-based seminar’ หรือ ‘การสัมนนาออนไลน์’ ซึ่งสามารถใช้ในการรนำเสนอ (Presentation) การบรรยาย (lecture) การประชุมเชิงปฏิบัติการ (Workshop) หรือการสัมมนา
(Seminar) โดยใช้แพลตฟอร์มซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยการบริหารการประชุมผ่านวิดีโอและส่งข้อมูลผ่านช่องทางออนไลน์เป็นหลัก Webinar มีลักษณะเด่นหลายประการที่เหมาะแก่งานประชุมที่ต้องมีการปฏิสัมพันธ์หรือความร่วมมือกัน อย่างเช่น การสื่อสารแบบเรียลไทม์ การแชร์ไฟล์วิดีโอ และ การแชร์หน้าจอร่วมกัน เป็นต้น Webinar สามารถใช้ได้กับงานสัมมนาขนาดเล็ก ไปจนถึงงานที่มีกลุ่มคนขนาดหลายร้อยคน
- อีเว้นท์สภาพแวดล้อมเสมือนจริง (Virtual environment event) เป็นการจำลองสภาพแวดล้อมทั้งหมดเพื่อให้มีความคล้ายคลึงกับสถานที่จริง ซึ่งงานอีเว้นท์ประเภทนี้ถูกสร้างขึ้นจากการผสมเทคโนโลยีต่าง ๆ เช่น ไลฟ์แชท (Live Chat) เว็บบินาร์ (Webinar) วีดีโอสตรีมมิ่ง (Video Streaming) และการสร้างภาพกราฟฟิกแทนตัวเอง (Avatar Graphics) เข้าด้วยกัน ทำให้งานอีเว้นท์ประเภทนี้สามารถมีประสิทธิภาพที่คล้ายคลึงกับอีเว้นท์ในโลกจริง ซึ่งงานอีเว้นท์ที่นิยมในการจัดงานรูปแบบนี้ ได้แก่ งานแสดงสินค้า ตลาดหางาน และงานประชุมวิชาการ
แนวทางการจัดงาน Virtual Event ให้มีประสิทธิภาพแม้ว่าการจัด Virtual Event จะมีความยุ่งยากและขั้นตอนในการเตรียมการที่น้อยกว่าการจัดงานหลักตามปกติ แต่ก็มีหลาย ๆ ปัจจัยที่ควรนำมาพิจารณาด้วยเช่นกัน เพื่อให้เกิดงานที่ประสบผลสำเร็จมากที่สุด
1. การจัดงานแบบ Virtual event ทางผู้จัดงานจำเป็นต้องคำนึงถึงเรื่องความแตกต่างของเวลาในแต่ละภูมิภาค และแพลตฟอร์มการจัดงานที่เป็นที่นิยมและเข้าถึงได้ของกลุ่มเป้าหมาย
2. ควรมีอุปกรณ์ต่าง ๆ และประสิทธิภาพอินเทอร์เน็ตที่เหมาะสมและเพียงพอต่อการถ่ายทอดเสียงและวิดีโอในแบบคุณภาพสูง
3. ควรมีทีมงานผู้ผลิตที่ชำนาญในด้านต่าง ๆ ได้แก่
1) Producer ที่สามารถควบคุมความต่อเนื่องของงานอีเว้นท์โดยรวม และมีความเข้าใจวิธีการสร้างอีเว้นท์ให้ผู้ชมมีปฏิสัมพันธ์และสามารถโต้ตอบกับผู้ชมได้อย่างเป็นกันเอง
2) บุคลากรด้านเทคโนโลยี ต้องมีความรู้เกี่ยวกับการใช้งานเทคโนโลยีต่าง ๆ และมีความพร้อมตลอด 24 ชั่วโมง สำหรับเหตุฉุกเฉินทางเทคนิคที่อาจเกิดขึ้นในช่วงเวลาที่จัดงานอีเว้นท์ตั้งแต่ต้นจนจบ เพื่อที่จะแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วที่สุด
3) Operators ผู้มีความรู้วิธีการควบคุมอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น กล้อง และสามารถตัดสินใจเลือกมุมหรือจุดที่จะถ่ายทอดสิ่งที่เกิดขึ้นในงานหลัก เพื่อให้ผู้ที่เข้าชมงานอยู่ในโลกเสมือนจริงได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด
4. การเลือกแพลตฟอร์มให้เหมาะสมกับประเภทของงานอีเว้นท์ที่จะจัดขึ้น เพื่อให้สามารถรองรับกิจกรรมต่าง ๆ ที่แตกต่างกันได้อย่างไม่มีปัญหาและไม่ติดขัด นอกจากนี้ก็ต้องคำนึงถึงความนิยมของตัวแพลตฟอร์มอีกด้วย เพื่อเพิ่มการเข้าถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพของผู้เข้าร่วมงาน
ปัจจุบัน Virtual Event กำลังเป็นที่น่าสนใจอย่างมากโดยเฉพาะในช่วง โควิด-19 ระบาด ผู้จัดงานต่าง ๆ จึงหันมาให้ความสำคัญมากขึ้น เพื่อปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่ไม่สามารถจัดงานที่สถานที่จริงได้ เพื่อรักษากลุ่มผู้เข้าร่วมงานให้ยังคงมีส่วนร่วมกับงานอยู่ อย่างไรก็ตามคุณภาพของเนื้อหาก็ยังคงเป็นสิ่งดึงดูดความสนใจหลัก รวมทั้งการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมงาน สำหรับงานแบบ Virtual Event เพราะว่าเป็นงานที่ไม่ใช่การสื่อสารแบบพบปะต่อหน้า แต่ก็สามารถทำได้ด้วยการใช้วิธีการสื่อสารเข้ามาช่วย อย่างเช่น การใช้แชท หรือการใช้ Video Call เป็นต้น
ในอนาคต Virtual Event สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลได้ง่ายกว่างานอีเว้นท์ที่เกิดขึ้นในโลกจริง เพราะว่าการกระทำทุก ๆ อย่างในโลกออนไลน์ส่วนมากสามารถถูกจัดเก็บบันทึกได้ในแบบอัตโนมัติ ดังนั้นผู้จัดงานจึงควรเก็บรวบรวมข้อมูลเหล่านี้ไว้ เพื่อนำมาวิเคราะห์และปรับปรุงการจัดงานในครั้งต่อไป
ขอบคุณข้อมูลอ้างอิงจาก MICE INTELLIGENCE CENTER -
https://intelligence.businesseventsthailand.com/th/insight/virtual-event-th
