จัดประชุมสัมมนาอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
จัดประชุมสัมมนาอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
การจัดประชุมสัมมนานั้นเป็นประโยชน์ในหลาย ๆ ด้าน ทั้งต่อหน่วยงานและองค์กรเอง จากการอบรมสัมมนาเป็นการพัฒนาทักษะของบุคลากรภายในองค์กรนั้น ๆ และ ยังช่วยพัฒนาความรู้ และเพิ่มศักยภาพในการทำงานให้กับบุคลากรมากขึ้นอีกด้วย และในปัจจุบันก็ยังมีการจัดสัมมนาในรูปแบบต่าง ๆ เกิดขึ้นมากมาย มาดูกันว่าการจัดประชุมสัมมนาที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องมีเทคนิคอะไรกันบ้าง
1. กำหนดจุดประสงค์งานและวางแผนชัดเจนการเริ่มจัดงานประชุมสัมมนานั้น การกำหนดจุดประสงค์เป็นสิ่งที่สำคัญ เมื่อเรากำหนดจุดประสงค์ไว้อย่างชัดเจนแล้ว ก็จะทำให้มีการวางแผนงานที่ชัดเจนมากขึ้น เพราะการที่ผู้จัดงานรู้ว่าตัวเองนั้นจะต้องสิ่งไหน ต้องทำอะไร รูปแบบใด และงานของเราต้องการจะสื่ออะไร ก็จะทำให้เรามีข้อมูลและรูปแบบของงานที่เป็นรูปเป็นร่างยิ่งขึ้น
2. ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียดเมื่อผู้จัดงานกำหนดและวางแผนไว้แล้ว ก็จะต้องมาศึกษากลุ่มเป้าหมายที่เลือกไว้อย่างละเอียดอีกครั้งและต้องวางแผนการประชาสัมพันธ์ให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่สุด เพราะหากขาดขั้นตอนนี้ไป ประชุมสัมมนาที่จะจัดก็อาจจะมีคนเข้ามาร่วมฟังน้อยลง และ ไม่ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่ผู้จัดงานต้องการได้
3. เลือกสถานที่ที่เหมาะสมการเลือกสถานที่ให้เหมาะสมกับการจัดงานสัมมนาก็เป็นสิ่งสำคัญ ผู้จัดงานจะต้องใส่ใจ เพื่อสร้างความประทับใจให้กับผู้ที่มาร่วมงาน ดูแลเรื่องรายละเอียดต่าง ๆ ทั้งขนาดของห้องที่จัดงานและสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ และควรคำนึงถึงจำนวนของผู้ที่จะเข้าร่วมงานและประเภทของผู้เข้าร่วมสัมมนา รวมไปถึงเรื่องการเดินทางอีกด้วย เพื่อให้ผู้ที่มาร่วมงานได้รับความสะดวกสบายทั้งการเข้าร่วมงานและการเดินทาง
4. เลือกวิทยากรที่เหมาะสมกับหัวข้อที่จัดสัมมนาการเลือกวิทยากรที่เหมาะกับหัวข้อที่กำหนดมีความจำเป็นและมีความสำคัญ การเลือกวิทยากรที่ดีที่เหมาะสมนั้น วิทยากรจะต้องมีความรู้ ความสามารถ ความเชี่ยวชาญในหัวข้อที่จะให้บรรยาย และจะต้องทำการควบคุมบรรยากาศภายในงาน พร้อมทั้งถ่ายทอดความรู้ให้ผู้ฟังได้อย่างน่าสนใจ
5. ละเอียด รอบคอบ พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงเมื่อการสัมมนาเริ่มขึ้นแล้ว สถานการณ์ที่คาดไม่ถึงทั้งหลายก็อาจจะเกิดขึ้นได้ อย่างเช่นการขัดข้องของอุปกรณ์หรือความวุ่นวายต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น ทุกอย่างล้วนเกิดขึ้นได้ ทางผู้จัดเองก็ควรที่จะมีความละเอียด รอบคอบ และมีแผนพร้อมรับมือกับเหตุการณ์เหล่านี้ด้วย
6. มีการสรุปใจความของการประชุมสัมมนาการสรุปใจความสำคัญของการประชุมสัมมนาที่เกิดขึ้นจึงสำคัญอย่างมาก แต่ถ้าหากการสรุปนั้นจับใจความและประเด็นสำคัญออกมาได้ รับรองเลยว่าผู้เข้าร่วมสัมมนาจะต้องประทับใจกับข้อมูลที่ได้ พร้อมทั้งสามารถนำข้อมูลที่ได้รับตลอดการประชุมนั้น ๆ ไปต่อยอดจนเกิดประโยชน์ได้มากยิ่งขึ้น
7. เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุงหลังจากจบงาน ผู้จัดจะต้องนำข้อเสนอแนะต่าง ๆ ที่ได้รับจากการจัดงานมาประมวลผล ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลในส่วนของรายรับ รายจ่าย สถิติ การวางแผนงาน จำนวนผู้เข้าร่วมงาน ข้อมูลทุกส่วนมีประโยชน์ต่อผู้จัดทั้งสิ้น เพราะข้อมูลที่ได้ถูกรวบรวมและเก็บไว้เพื่อที่ผู้จัดจะได้นำมาพัฒนาและปรับปรุงในส่วนต่าง ๆ ในการจัดงานครั้งต่อไป
ขอบคุณข้อมูลอ้างอิงจาก
https://e88bangkok.com/organize-seminar-professionallywww.im2market.com/2017/10/15/4608
